Aby przedsiębiorstwa mogły szybko działać i odnosić sukcesy w obecnym tempie biznesu, IT musi ściśle dostosowywać się do potrzeb biznesowych. Oznacza to, że dział IT musi zrozumieć, czego chce firma, i najpierw pracować nad tymi rozwiązaniami, zanim zajmie się miarami wydajności, takimi jak koszty, jakość i szybkość. Działy IT zbyt często skupiają się wyłącznie na wskaźnikach wydajności IT, nie mierząc wpływu tych inicjatyw na biznes. W ten sposób firmy tracą cenny czas i pieniądze. Omówię, jak to naprawić w dzisiejszym poście na blogu.
Aby dział IT mógł ściśle dopasować się do potrzeb firmy, musi zrozumieć, czego chce firma. Można to osiągnąć, organizując regularne spotkania między obiema grupami w celu omówienia nadchodzących projektów i tego, w jaki sposób IT może wesprzeć te inicjatywy. Dodatkowo firmy powinny zdefiniować jasne mierniki, które mierzą efektywność projektów IT pod względem wyników biznesowych. Pozwoli to działowi IT skupić się na właściwych rzeczach i uniknąć wdrażania rozwiązań, które mogą być wydajne, ale nieskuteczne. W ten sposób firmy mogą działać szybko i odnosić sukcesy w obecnym tempie działalności.
Pomogą w tym trzy kluczowe elementy:
- Po pierwsze, dział IT musi mieć jasne zrozumienie wyników biznesowych, które stara się osiągnąć. Bez tej przejrzystości trudno jest działowi IT nadawać priorytety i sekwencjonować inicjatywy, które będą miały największy wpływ na biznes.
- Po drugie, dział IT musi ściśle współpracować z biznesem, aby zapewnić zgodność jego rozwiązań z jego strategią. Pomoże to zapewnić firmie to, czego potrzebuje, aby skuteczniej konkurować i napędzać wzrost.
- Po trzecie, dział IT musi solidnie zrozumieć, w jaki sposób najlepiej dostarczać nowe możliwości poprzez solidne partnerstwo z zewnętrznymi dostawcami i usługodawcami, jednocześnie budując wewnętrzny potencjał tam, gdzie to konieczne.
Dlaczego strategia IT i strategia biznesowa nie zawsze idą w parze?
Biznes IT dostarcza wartość dla przedsiębiorstwa. Jednak aby dział IT zapewniał wartość, musi być ściśle powiązany z ogólną strategią biznesową – tak, aby zespoły biznesowe i IT były skoncentrowane na tych samych wynikach i pracowały na ich rzecz w skoordynowany sposób. Nie powinno być wątpliwości, kto jest odpowiedzialny za jakie wyniki.
Jednak to ścisłe dopasowanie nie zawsze ma miejsce – z różnych powodów:
- Firmy zmieniają się szybciej, niż IT może nadążyć. Wymagania wobec IT stale rosną, ale firmy rozwijają się szybko i cały czas pojawiają się nowe potrzeby. Oznacza to, że dział IT musi stale się dostosowywać, co może być trudne, gdy dział IT musi zrównoważyć tak wiele innych obowiązków.
- Liderzy biznesowi nie zawsze dzielą się swoją strategią z działem IT. Czy to dlatego, że nie uważają technologii za fundamentalną część biznesu, czy też nie tworzą odpowiednich kanałów komunikacji, liderzy biznesowi często pozostawiają IT w niewiedzy, jeśli chodzi o ich strategię. Może to spowodować znaczną lukę w dostosowaniu między działem IT a resztą firmy.
- Problemem może być również brak komunikacji między partnerami biznesowymi IT a ich odpowiednikami po stronie biznesowej. Bez jasnych kanałów komunikacji, wyrażania obaw lub dzielenia się pomysłami na ulepszenia niełatwo jest współpracować z innymi działami lub jednostkami biznesowymi.
- IT było tradycyjnie umieszczane w silosach, co utrudnia dostosowanie. Brak integracji między działem IT a resztą firmy może spowodować rozłączenie, które utrudnia dostosowanie i utrudnia nadążanie za szybkimi zmianami strategii lub działań operacyjnych.
- CIO nie zawsze jest zaangażowany w procesy planowania strategicznego. Planowanie strategiczne często pozostawia się liderom biznesowym, a CIO może nie być włączany do tych dyskusji. W rezultacie dział IT może nie rozumieć w pełni ogólnej strategii biznesowej, co utrudnia dostosowanie ich pracy do nadrzędnych celów.
- Firmy nie zawsze rozumieją, co IT może dla nich zrobić. Ponieważ IT jest często postrzegane jako funkcja wspierająca, jednostki biznesowe mogą nie być świadome, w jaki sposób IT może im pomóc w osiągnięciu ich celów. W rezultacie zwykle występuje rozbieżność między tym, czego chce firma, a tym, co może zapewnić IT.
- Koncentracja na technologii, a nie na wynikach biznesowych, szkodzi harmonizacji. Kiedy zespoły IT są skoncentrowane na technologii, a nie na wynikach biznesowych, mogą ostatecznie dostarczać rozwiązania, które nie rozwiązują ważniejszego problemu. Ten brak zgodności między działem IT a innymi działami jeszcze bardziej utrudnia firmom osiągnięcie ich celów.
- Obwinianie IT za niepowodzenia również szkodzi harmonizacji. Kiedy coś idzie nie tak w organizacji, często istnieje tendencja do obwiniania IT za niepowodzenie. Jeśli taka sytuacja będzie się powtarzać, może to spowodować rozłączenie między działem IT a innymi częściami biznesowymi, znacznie utrudniając dostosowanie. Na przykład, jeśli zespoły IT są obwiniane za problem, ale nie są zaangażowane w rozwiązanie lub nie mają czasu na jego naprawienie, mogą zacząć czuć się jak osoby z zewnątrz.
- Jednostki biznesowe nie chcą prosić IT o pomoc i kupować oprogramowania bez rozważenia zaangażowania IT. Tworzy efekt cienia IT. Ogólny brak zaufania między jednostkami biznesowymi a działem IT może utrudniać koordynację ich pracy. IT zaczyna tracić kontrolę nad ekosystemem oprogramowania, który jest wykorzystywany w organizacji. Shadow IT jest niebezpieczne, ponieważ może zaskoczyć IT i zwiększyć ryzyko naruszenia danych lub innej awarii. Załóżmy na przykład, że pracownik pobiera oprogramowanie i instaluje je bez informowania działu IT. W takim przypadku organizacja nie ma możliwości dowiedzenia się, jakiego rodzaju dane osobowe są udostępniane stronom trzecim podczas korzystania z tego oprogramowania.
Skuteczny proces dostosowywania IT w biznesie
Krok 1: Zaangażuj CIO i CTO w planowanie strategii biznesowej.
Pierwszym krokiem jest ścisłe zaangażowanie CIO i CTO w planowanie strategii biznesowej. Muszą zrozumieć, co firma chce osiągnąć, i określić, w jaki sposób technologia może pomóc w osiągnięciu tych celów. Obejmuje to zrozumienie, które inicjatywy będą miały najbardziej znaczący wpływ na przychody i zyski oraz identyfikację wszelkich potencjalnych zagrożeń, które mogą mieć wpływ na działalność.
Krok 2: udostępnienie strategii biznesowej i technologicznej członkom organizacji
Drugim krokiem jest udostępnienie strategii biznesowej i technologicznej wszystkim pracownikom w przedsiębiorstwie. Pracownicy muszą zrozumieć, w jaki sposób ich praca jest zgodna z celami biznesowymi i technologicznymi oraz w jaki sposób wpływa to na wyniki finansowe. Obejmuje to wyjaśnienie, które inicjatywy mają bardziej znaczący wpływ na wyniki finansowe.
Krok 3: Wprowadzenie kompleksowej procedury przesyłania próśb biznesowych i pomysłów biznesowych, które dział IT przejrzy i zasugeruje opcje wsparcia.
Trzecim krokiem jest posiadanie procesu przesyłania próśb i pomysłów biznesowych do działu IT. Może to być tak proste, jak posiadanie formularza na stronie internetowej firmy lub za pośrednictwem aplikacji. Następnie dział IT przejrzy te prośby i zasugeruje najlepszy sposób ich obsługi — czy to za pośrednictwem istniejących systemów, czy też poprzez opracowanie nowych. Pracownicy muszą zrozumieć, że przesyłanie próśb w ramach tego procesu nie gwarantuje, że dział IT zrealizuje ich pomysł, ale zostanie on przejrzany i rozważony. Ocena i klasyfikacja pomysłów musi odbywać się automatycznie, bez konieczności ręcznego przeglądu czy spotkań ad hoc.
Krok 4: Zorganizuj regularne spotkania CEO / CDO / CIO / CTO, podczas których otwarcie omawia się strategiczne inicjatywy.
Czwartym krokiem jest zorganizowanie regularnych spotkań między biznesem a liderami IT. Spotkania te powinny koncentrować się na omawianiu inicjatyw strategicznych, w tym na tym, które z nich mają bardziej znaczący wpływ na wyniki finansowe i jak technologia może pomóc w ich realizacji. Dział IT będzie również informował o postępach w realizacji każdej inicjatywy.
Krok 5: Zbuduj ekosystem oprogramowania z kompleksowym wsparciem
Piątym krokiem jest zbudowanie ekosystemu oprogramowania z kompleksowym wsparciem dla operacji biznesowych.to:
- szybkie reagowanie na bieżące problemy za pośrednictwem zautomatyzowanego działu pomocy technicznej
- omawianie bardziej złożonych kwestii, takich jak administracja systemem lub konfiguracja,
- tworzenie aplikacji i systemów, z których mogą korzystać pracownicy w całej firmie, poprzez programowanie nowych funkcji i przepływów pracy
Podsumowanie
Oczywiste jest, że aby osiągnąć ścisłe powiązanie między IT a biznesem. Obie strony muszą współpracować, aby osiągnąć wspólne cele. Zespoły IT powinny koncentrować się na projektach, które bezpośrednio wpłyną na przychody lub zyski, a liderzy biznesowi muszą zrozumieć, w jaki sposób technologia może pomóc w osiągnięciu tych celów.
Konieczne jest również, aby menedżerowie biznesowi mieli dostęp do narzędzi, na które wydają pieniądze, rozumieli, kto jest odpowiedzialny za ich wspieranie i rozwój itp. Informacje te powinny być łatwo dostępne bez kontaktu z IT lub przechodzenia przez długi i skomplikowany proces.
Obie strony muszą odbywać regularne spotkania, podczas których otwarcie omawiane są strategiczne inicjatywy, aby zachować ścisłą współpracę. Dzięki temu dział IT może dostarczać aktualne informacje o postępach w każdej inicjatywie, a liderzy biznesowi mogą zobaczyć, które z nich mają największy wpływ na wyniki finansowe.