Usprawnienie współpracy między działami biznesowymi a działem IT w projektach transformacyjnych Grupy Maspex poprzez automatyzację i analizę danych.

W niniejszym studium przypadku przedstawione zostaną wyniki projektu mającego na celu zdefiniowanie standardów prowadzenia projektów transformacyjnych oraz zaprojektowanie ekosystemów IT w Grupie Maspex. Grupa Maspex to firma działająca w branży spożywczej, specjalizująca się w produkcji i dystrybucji szerokiego asortymentu napojów i żywności. Znana ze swojej innowacyjności i dynamicznego rozwoju, firma oferuje produkty wysokiej jakości pod wieloma znanymi markami (m.in Tymbark, Kubuś, Łowicz, Żubrówka czy Lubella)

Projekt ten został opracowany w celu standaryzacji współpracy między działem IT a jednostkami biznesowymi, poprzez analizę danych i w celu automatyzacji, oraz usprawnienia procesów zgłaszania i realizacji projektów. Przedstawione zostały również rozwiązania mające na celu wczesne wykrycie nierentownych i ryzykownych projektów, a także utworzenie jednego źródła wiedzy w postaci WIKI.

Wyzwania:

Standaryzacja procesu współpracy IT z Biznesem:

Aby skutecznie sprostać wyzwaniom rynkowym, Grupa Maspex zidentyfikowała konieczność utrzymania spójności i harmonii pomiędzy działami IT i biznesowymi jako jeden z kluczowych czynników sukcesu. Firma postanowiła zrewidować standardy współpracy, zidentyfikować i wyeliminować przeszkody w realizacji projektów, a także wprowadzić jednolity system zbierania oczekiwań od klientów wewnętrznych. Dzięki temu zamierza usprawnić efektywność interfejsu komunikacyjnego między działami IT i biznesowymi.

Zróżnicowane wymagania od jednostek biznesowych:

Wyzwaniem okazała się konieczność dokładnego i jednoznacznego określenia specyfikacji wymagań projektowych przez jednostki biznesowe. Precyzyjne definiowanie wymagań jest kluczowe, aby umożliwić efektywną pracę zespołu projektowego, wyraźne określenie zakresu prac, minimalizację błędów w finalnym produkcie oraz efektywne zarządzanie kosztami i czasem realizacji projektu. Pojawiła się potrzeba automatyzacji tego procesu oraz kwantyfikacji oceny innowacyjnych koncepcji.

Niewystarczająca standaryzacja wskaźników postępu w projektach rozwojowych:

W toku prac pojawiła się potrzeba zdefiniowania katalogu wskaźników postępu w projektach rozwojowych aby ułatwić monitorowanie oraz ocenę postępów. Posiadanie odpowiednich wskaźników jest istotne, aby móc ocenić, czy projekt rozwija się pomyślnie czy też napotyka na wyzwania, kiedy powinien zostać wsparty dodatkowymi środkami, a kiedy zatrzymany i rozwiązany. 

Niekompletna lista ekosystemów IT:

Ekosystemy IT obejmują wszelkie zintegrowane aplikacje, systemy, oprogramowanie i usługi wykorzystywane w organizacji. Wyzwaniem jest stworzenie pełnej oraz aktualnej listy wszystkich ekosystemów IT w użyciu. Niekompletne zestawienie mogło utrudnić rozwój w obszarze zarządzania danymi, integracji systemów oraz potencjalne przeszkody w dalszym rozwoju infrastruktury IT. Należało wbudować w istniejące procesy zarządzania oprogramowaniem mechanizmy gwarantujące ciągły rozwój oprogramowania, zapewniając dostęp do najnowocześniejszych i rozwojowych platform. Celem było także zredukowanie kosztów utrzymania ekosystemów IT i ich jasna kategoryzacja z przypisaniem odpowiedzialności rozwoju ekosystemów.

Centralizacja wiedzy, danych i narzędzi

W organizacjach, szczególnie o dużym zasięgu i złożonej strukturze, pojawia się potrzeba scentralizowanego źródła wiedzy, takiego jak dobrze zarządzana platforma typu WIKI. Zamiast tego wiedza jest rozproszona w różnych dokumentach, plikach oraz na różnych serwerach. Katalogi wskaźników, procedury zgłoszenia koncepcji do działu IT, automatyzacja procesów – wszystkie te informacje potrzebne były w formie mikrolekcji dostępnych dla pracowników Grupy Maspex. 

Strategia wdrożenia zmian

Obszar: Standaryzacja procesu współpracy IT z Biznesem:

1. Na początku przeprowadzono analizę obecnych procesów współpracy między działem IT a jednostkami biznesowymi.
2. Wykorzystano dane historyczne i planowane, aby lepiej zrozumieć, w których obszarach procesu występują wyzwania, gdzie występują nieplanowane zatrzymania procesów i w jakich sytuacjach proces pozostaje bez efektu końcowego.
3. Na podstawie analizy danych opracowano nowy model współpracy, uwzględniający odpowiednie, zautomatyzowany etapy komunikacji, zaangażowanie kluczowych interesariuszy, cykle feedbacku i proces zatwierdzania wymagań.
4. Przygotowano zestaw rekomendacji, które po prezentacji przed Komitetem Sterującym składającym się z przedstawicieli zarządu, IT, zespołu Disruption oraz linii biznesowych, przełożono na plan działań z podziałem odpowiedzialności.

Obszar: Wsparcie Pracowników w procesie zgłaszania i wdrażania pomysłów na projekt rozwojowy:  

1. Organizacja szczegółowych warsztatów i spotkań oparta była na analizie danych z dotychczasowych zgłoszeń i projektów rozwojowych.
2. Wykorzystano dane historyczne, aby zidentyfikować powtarzające się, manualne czynności w procesie przyjmowania innowacyjnych zmian od kierowników linii biznesowych i pracowników Grupy Maspex
3. Dane historyczne oraz planowane wcześniej projekty pomogły w precyzyjnym określeniu zmian jakie należy wprowadzić, aby proces zgłaszania i oceny projektów dla działu IT, był automatyczny oraz kwantyfikowalny.

Obszar: Zdefiniowanie wskaźników postępu w projektach rozwojowych:

1. Do zdefiniowania kluczowych wskaźników wydajności (KPI) wykorzystano analizę wcześniejszych projektów w kilku liniach biznesowych Grupy Maspex
2. Analiza danych historycznych pozwoliła określić, które projekty i w jakich konkretnym kontekście były najbardziej narażone na opóźnienia lub miały potencjał do automatyzacji.
3. Przegląd wykorzystywanych wskaźników pozwolił na zdefiniowanie tych, które powinny zasilić katalog wskaźników, a także zaprojektować program wsparcia dla pracowników Grupy Maspex w zakresie zastosowania wskaźników w projektach operacyjnych i transformacyjnych.

Obszar: Opracowanie kompletnej listy ekosystemów IT

1. Podczas audytu infrastruktury IT i zasobów systemowych analiza danych pomogła zidentyfikować istniejące ekosystemy IT oraz ich kategoryzację.
2. Dane historyczne i bieżące były używane do tworzenia pełnej listy ekosystemów. W uzupełnieniu listy ekosystemów i wykorzystywanego oprogramowania pomogły wywiady pogłębione z pracownikami linii biznesowych i działów technologicznych.
3. Zmapowanie wszystkich ekosystemów z wykorzystaniem platform Miro i Mural pozwoliło na zobrazowanie stanu obecnego, wskazanie na luki i potrzebę zbudowania automatycznych procesów opieki nad licencjami, aktualizacjami.
4. Zidentyfikowana mapa pozwoliła na dyskusje na temat konieczności wylistowania oprogramowania, które w przyszłości powinno być zastąpione przez bardziej nowoczesne oprogramowanie.

Obszar: Utworzenie jednego źródła wiedzy

1. Przy tworzeniu scentralizowanej platformy typu WIKI wykorzystano analizę danych, aby zidentyfikować istniejące rozwiązania i ich możliwości rozwoju.
2. Przygotowane zostały koncepcje integracji danych i informacji, które powinny być umieszczone w WIKI, tak aby pracownicy Grupy Maspex mogli doświadczyć projektowanych ułatwień w obszarze analizy danych z projektów, przygotowania i zgłaszania zmian transformacyjnych, kwantyfikacji procesów i doboru wskaźników projektowych.

Uzyskane rezultaty:

Obszar: Standaryzacja procesu współpracy IT z Biznesem:

• Poprawa współpracy i zrozumienia między działem IT a jednostkami biznesowymi, co przyczyniło się do szybszego wdrażania nowych rozwiązań IT.
• Standaryzacja i automatyzacja komunikacji pomiędzy zespołami, co pozwoliło na lepsze dopasowanie oczekiwań biznesowych do specyfiki procesów w dziale IT.
• Zwiększenie zaangażowania kluczowych interesariuszy w synchronizację linii biznesowych i działu IT, co pomogło w osiągnięciu zdefiniowania oczekiwań dla wsparcia dla projektów.
• Ograniczenie ilości zgłoszeń potrzeb opisanych w sposób niewystarczający lub fragmentarycznie, z niejasnymi wskaźnikami monitorowania

Obszar: Wsparcie Pracowników w procesie zgłaszania i wdrażania pomysłów na projekt rozwojowy:

• Pełna automatyzacja procesu zgłaszania projektów operacyjnych i transformacyjnych, włącznie z automatycznym umieszczeniem skwantyfikowanych zgłoszeń na osiach magic quadrant
• Przejrzystość procesów procedowania zmian transformacyjnych, poprzez zautomatyzowany proces kwalifikacji projektów i umieszczania ich w katalogu projektów realizowanych i budżetowanych
• Zestaw wskaźników przypisywanych do zgłaszanych zmian, pozwolił na koncentrację projektów na realizacji strategicznych celów Grupy Maspex. Jednocześnie wyeliminowano realizację projektów, które nie przyczyniają się do poprawy istotnych dla Grupy wskaźników.

Obszar: Zdefiniowanie wskaźników postępu w projektach rozwojowych:

• Poprawa nadzoru nad postępem projektów i identyfikowanie problemów na wczesnym etapie, co pozwala na zamykanie projektów we wczesnych fazach lub kontynuację w zmienionym zakresie.
• Lepsze zarządzanie zasobami i budżetem, co przyczyniło się do zmniejszenia kosztów prowadzenia projektów operacyjnych i transformacyjnych.
• Katalog wskaźników wraz z definicjami i zastosowaniami pozwolił na ukierunkowanie działań na takie projekty, które ze swej natury są strategicznie istotne dla Grupy Maspex
• Długoterminowa ocena wydajności zespołu projektowego, co pozwoliło na identyfikację silnych stron i obszarów do poprawy w realizowanych projektach. Katalog wskaźników, wsparł ten proces w sposób istotny.
• Wyeliminowanie realizacji projektów, które nie spełniają warunków wymaganych, w tym nie realizują wskaźników umieszczonych w katalogu wskaźników.

Obszar: Opracowanie kompletnej listy ekosystemów IT:

• Zdefiniowane ekosystemy IT z przydzielonymi odpowiedzialnościami za ich utrzymanie, rozwój i szkolenia. 
• Podział oprogramowania na strategiczne i niestrategiczne pozwoliło na priorytetyzację w obszarze budżetowania, rozwoju i szkoleń. Oprogramowanie niestrategiczne, wyodrębnione jako oddzielne ekosystemy zostało objęte innymi zasadami utrzymania i rozwoju. 
• Wyeliminowanie zdublowanego oprogramowania i rozproszonych licencji wpłynęło na obniżenie kosztów utrzymania oprogramowania
• Przygotowano listę oprogramowania nowoczesnego, które zastąpi platformy niespełniające wymagań w obszarze automatyzacji i analizy danych. 

Obszar: Utworzenie jednego źródła wiedzy – WIKI:

• Centralizacja informacji w obszarze procesów, zasad, wskaźników i wymagań stawianych przed realizacją projektów operacyjnych i transformacyjnych. 
• Publikacja mikrolekcji pozwalających w self-learningu nowo zaprojektowanych procesów, wskaźników i zasad w obszarze ekosystemów IT i monitorowania projektów. 
• Szybsza absorpcja nowopowstałych zasad w Grupie Maspex